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Die Aufgaben und Pflichten eines Verwaltungsbeirates

Das Zusammenleben in der Wohnungseigentümergemeinschaft:
Die Aufgaben und Pflichten eines Verwaltungsbeirates

Mit dem Erwerb von Wohnraum wird ein Wohnungseigentümer mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft: Diese ist dafür verantwortlich, das gemeinschaftliche Eigentum durch Beschlussfassung zu verwalten, um so auch wichtige Entscheidungen für die Erhaltung zu treffen. Derartige Beschlüsse lassen sich allerdings regelmäßig nur gemeinschaftlich umsetzen. Das Funktionieren einer Eigentümergemeinschaft ist somit abhängig von Zusammenspiel und Zusammenarbeit der zentralen Hauptakteure: den einzelnen Eigentümern, der beschlussfassenden Eigentümerversammlung und der ausführenden Verwaltung. Auch ein sogenannter Verwaltungsbeirat kann eine wichtige Rolle einnehmen. Der Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V. (kurz VDIV-RPS) gibt nachfolgend einen Überblick über die Aufgaben und Pflichten von Beiratsmitgliedern.

Vorab gilt: Der Gesetzgeber sieht innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft keine Verpflichtung zur Bestellung eines Beirates. Für Häuser mit wenigen Wohneinheiten ist das Gremium meist auch nicht erforderlich. Bei größeren Wohnanlagen erweist sich die Bestellung eines Beirates allerdings durchaus als sinnvoll. Der Beirat wird von den Eigentümern in der Eigentümerversammlung durch Mehrheitsbeschluss gewählt; zur Wahl stellen können sich alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Angelika Neubauer, Vorstandsmitglied im VDIV-RPS: „Eine genaue Anzahl der Beiratsmitglieder ist gesetzlich nicht mehr vorgeschrieben. Der Beirat kann je nach Größe der Immobilie sowie Umfang des zeitlichen Aufwandes auch aus mehreren Mitgliedern bestehen. Laut Wohnungseigentumsgesetz sind bei mehrköpfigen Beiräten gleichzeitig ein Beiratsvorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.“

Der Verwaltungsbeirat fungiert oft als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwalter, vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber der Verwaltung und übernimmt eine wichtige Kontrollfunktion. Das Gesetz formuliert die Aufgabe des Beirates wie folgt: „Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse (…) gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.“ (§ 29, Abs. 2, WEG). Gibt es innerhalb einer Eigentümergemeinschaft keinen Beirat, können diese Kontrollfunktionen auch hieran interessierte Eigentümer ausüben, da grundsätzlich jeder Eigentümer Einsicht in die Belege verlangen kann.

Die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll vor der Beschlussfassung erfolgen, ist also gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Die Prüfung der Unterlagen erfolgte die letzten Jahre zunehmend digital, wobei auch weiterhin „klassisch“ anhand der Belege im Original geprüft werden kann. Ob die Beiräte eine Prüfung der digitalisierten Unterlagen in Ruhe bei sich oder in den Räumlichkeiten der Verwaltung bevorzugen, steht frei. Eine Verpflichtung die Originalunterlagen herauszugeben, besteht hingegen nicht. Meist können offene Fragen im persönlichen Austausch bei der Verwaltung direkt geklärt werden, weshalb diese Form der Prüfung oder zumindest ein gemeinsames Abschlussgespräch sinnvoll erscheint.

Die Art und der Umfang der Prüfung - Stichprobe oder Komplettprüfung - obliegt der Entscheidung der Beiratsmitglieder. Bestandteil der Prüfung sind die Unterlagen des jeweiligen Wirtschaftsjahres, dazu zählen u.a. Kontoauszüge inkl. Stand des Bankkontos zu Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres, die Übersicht der Hausgeldzahlungen, eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie die Einzelabrechnungen. Geprüft werden sollte außerdem die Heizkostenabrechnung und die Entwicklung der Erhaltungsrücklage. Zusätzlich ist zu kontrollieren, ob bei haushaltsnahen Dienstleistungen (dazu zählen beispielsweise die Tätigkeiten von Handwerkern oder Reinigungsdiensten) die Lohnkosten in den Abrechnungen gesondert ausgewiesen werden, um diese in der Steuererklärung geltend machen zu können. Nach Abschluss der Durchsicht aller Unterlagen kann der Beirat eine Stellungnahme abgeben und - sofern gewünscht - auch in der Eigentümerversammlung über die Prüfungsergebnisse berichten.

Angelika Neubauer: „Der Beirat kann sich durch seine Tätigkeit aktiv an der Verwaltung des gemeinsamen Eigentums beteiligen. Nehmen die Beiratsmitglieder ihre Aufgabe ernst, hat das positive Auswirkungen auf die Eigentümergemeinschaft und das gemeinsam verwaltete Eigentum. Bei mangelndem Engagement oder einem falschen Aufgabenverständnis kann der Beirat aber auch durchaus Probleme verursachen. Die Wahl sollte daher immer auf geeignete Personen fallen, die neben kommunikativen Fähigkeiten auch über die Zeit für eine gewissenhafte Prüfung verfügen und bestenfalls erste Erfahrung in administrativen Tätigkeiten mitbringen, um die Arbeit des Verwalters zu unterstützen. Denn für die Verwaltung ist das konstruktive Zusammenspiel mit engagierten Beiratsmitgliedern bei zentralen Fragen rund um das Objekt immer von Vorteil.“

Bei einer ehrenamtlichen und unbezahlten Amtsausübung sind Beiratsmitglieder nur bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz haftbar. Über die genannten Tätigkeiten hinaus hat der Beirat keinerlei Befugnis, ohne gültigen Beschluss der Eigentümerversammlung selbst aktiv zu werden, etwa durch die eigenmächtige Vergabe von Aufträgen rund um das Gemeinschaftseigentum. Ferner besteht auch keine Weisungsbefugnis des Beirats gegenüber dem Verwalter. Für derartige Entscheidungen ist weiter die Eigentümerversammlung als Ort der Willensbildung und Beschlussfassung verantwortlich.

Bei Fragen zu diesen oder andere Themen steht der Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz-Saarland e.V. gerne per Mail an office@vdiv-rps.de zur Verfügung. Allgemeine Informationen rund um Immobilien erhalten Interessierte auch im Internet unter www.vdiv-rps.de oder bei www.facebook.com/vdivrps

Über den Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V.
Fachlich ausgebildete Wohnungseigentums- und Mietverwalter von Rheinland-Pfalz und dem Saarland haben sich im Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V. (kurz: VDIV-RPS) organisiert. Die aktuell über 140 Mitglieder verwalten in beiden Bundesländern etwa 141.000 Einheiten mit einem Wert von 17 Milliarden Euro. Der Verband ist Mitglied im Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (Berlin). Ziel ist es u.a., Wohnungs- und Miethauseigentümer zu aktuellen Immobilienthemen zu informieren, sie bei der Wahl des richtigen Verwalters zu beraten und im Streitfall zwischen Eigentümern und Verwaltern zu schlichten.

19.04.2023

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