Mehr als „nur“ Hausgeld und Eigentümerversammlung: Was eine Verwaltung leisten muss und worauf Eigentümer achten sollten

In einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) geht es um weit mehr als die Verwaltung von Hausgeld und die Organisation der jährlichen Eigentümerversammlung. Die GdWE trägt gemeinsam Verantwortung für das Gebäude und Grundstück – vom Dach über Fassade, Treppenhaus und Aufzug bis hin zu allen tragenden Bauteilen, Fenstern, Balkonen und zentralen Versorgungsleitungen. Entsprechend vielfältig sind die Aufgaben rund um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Grundsätzlich kann sich eine GdWE selbst verwalten. In der Praxis übernimmt jedoch meist eine professionelle Immobilienverwaltung die organisatorische und fachliche Umsetzung. Sie sorgt dafür, dass Beschlüsse umgesetzt, laufende Aufgaben erledigt und rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Der Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e. V. (VDIV-RPS) zeigt, worauf es bei einer professionellen Verwaltung ankommt.

Kaufmännisch, technisch und rechtlich gefordert

Die Aufgaben und Befugnisse sind in § 27 WEG definiert. „Das Aufgabenspektrum eines professionellen WEG-Verwalters geht deutlich über klassische Büroarbeit hinaus. Der Job verbindet kaufmännisches Know-how mit technischem Sachverstand, rechtlicher Sicherheit und organisatorischem Geschick“, so Frank Hennig, Vorstandsmitglied des VDIV-RPS.

Im kaufmännischen Bereich übernimmt die Verwaltung die laufende Bewirtschaftung und Abwicklung der finanziellen Angelegenheiten der GdWE. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, die Kontrolle von Rechnungen und Zahlungseingängen, die Verwaltung der Gemeinschaftskonten sowie die Abrechnung und Einziehung des Hausgelds. Auch Erhaltungsrücklagen, Sonderumlagen und das Mahnwesen bei Zahlungsrückständen zählen dazu.

Technisch hat die Verwaltung den Zustand und die Sicherheit der Immobilie im Blick: Sie organisiert Wartungs-, Reparatur- und Sanierungsarbeiten, holt Angebote ein, beauftragt und koordiniert Fachfirmen und kontrolliert die Ausführung. Hinzu kommen Objektkontrollen, die Beachtung von Prüf- und Verkehrssicherungspflichten sowie die Koordination von Schadensfällen, Versicherungen und gegebenenfalls Sachverständigen. Damit leistet die Verwaltung einen wichtigen Beitrag zum Erhalt der Immobilie und ihres Wertes.

Auch rechtlich bewegt sich eine WEG-Verwaltung in einem anspruchsvollen Umfeld. Sie vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen, achtet auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und setzt Beschlüsse der Eigentümer rechtssicher um. Dazu gehören unter anderem die Prüfung und der Abschluss von Verträgen, die Kommunikation mit Behörden und Versicherungen sowie – falls erforderlich – die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und die Begleitung gerichtlicher Verfahren. Gleichzeitig muss die Verwaltung über aktuelle Gesetzesänderungen und die für die GdWE relevante Rechtsprechung informiert sein und diese in ihrer Arbeit berücksichtigen.

Die Verwaltung übernimmt damit die Rolle einer zentralen Schnittstelle: Sie ist Ansprechpartner für Belange der Bewohner, koordiniert die Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten und sämtlichen Vertragspartnern der GdWE, bereitet Eigentümerversammlungen vor, leitet diese und führt die Verwaltungsunterlagen inkl. Beschlussniederschriften. Auch die Umsetzung von Beschlüssen, das Fristen- und Beschwerdemanagement sowie die Information der Eigentümer zählen dazu. Frank Hennig: „Ein guter Verwalter sollte gut vernetzt und ein Organisationstalent sein. Besonders, wenn innerhalb einer GdWE unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen, kommt es auf Erfahrung, Kommunikationsfähigkeit und Fingerspitzengefühl an.“

Für die gewerbliche Ausübung als Wohnimmobilienverwalter gelten gesetzliche Anforderungen. Dazu gehören unter anderem eine Gewerbeerlaubnis, der Nachweis von Zuverlässigkeit und geordneten Vermögensverhältnissen sowie eine Berufshaftpflichtversicherung.

Bei größeren Wohnungseigentümergemeinschaften mit neun Einheiten oder mehr haben Eigentümer Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Als zertifiziert gilt, wer eine entsprechende Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) bestanden oder eine gesetzlich gleichgestellte Qualifikation vorweisen kann. Dies trifft auf Volljuristen, Immobilienkaufleute und -fachwirte sowie Personen mit einem Studienabschlusses mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt zu.

Die Anforderungen an die Immobilienverwaltung verändern sich laufend, regelmäßige Fortbildungen sind daher wichtig: Wohnimmobilienverwalter und ihre Beschäftigten müssen innerhalb von drei Kalenderjahren 20 Zeitstunden Fortbildung absolvieren und nachweisen – etwa in Präsenz- oder Onlineseminaren. Die Bundesregierung hatte im Zuge des Bürokratieabbaus ursprünglich geplant, die gesetzliche Weiterbildungspflicht abzuschaffen. Nach einem Beschluss des Bundestages im Juni dieses Jahres bleibt sie für Immobilienverwalter jedoch bestehen. Zur bürokratischen Entlastung wurden lediglich die Berichtspflicht und die Aufbewahrungsfrist für Fortbildungsnachweise angepasst: Letztere wurde von fünf auf drei Jahre verkürzt. „Es ist wichtig und richtig, dass die Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter vom Bundestag nicht abgeschafft wurde. So bleiben wichtige Qualitätsstandards unserer Branche erhalten, wenn es um die verantwortungsbewusste Verwaltung der Vermögenswerte von Wohnungseigentümern geht“, betont Frank Hennig.

Was bei der Verwalterwahl zählt

Für Wohnungseigentümer lohnt sich ein genauer Blick, bevor sie eine Verwaltung bestellen. Fachkompetenz, Qualifikation und Erfahrung sollten die entscheidenden Kriterien sein. Die Mitgliedschaft in einem Branchenverband wie dem VDIV-RPS ist dabei ein zusätzliches Qualitätsmerkmal – denn: eine gute WEG-Verwaltung ist weit mehr als die Stelle, die Abrechnungen erstellt und die nächste Eigentümerversammlung organisiert. Sie verbindet kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Aufgaben und ist damit ein wichtiger Partner für die GdWE und den langfristigen Erhalt ihres gemeinschaftlichen Eigentums.

Über den Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V.
Fachlich ausgebildete Wohnungseigentums- und Mietverwalter von Rheinland-Pfalz und dem Saarland haben sich im Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz/Saarland e.V. (kurz: VDIV-RPS) organisiert. Die aktuell über 150 Mitglieder verwalten in beiden Bundesländern etwa 181.000 Einheiten mit einem Wert von 22 Milliarden Euro. Der Verband ist Mitglied im Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (Berlin). Ziel ist es u.a., Wohnungs- und Miethauseigentümer zu aktuellen Immobilienthemen zu informieren und sie bei der Wahl des richtigen Verwalters zu beraten.

26.10.2026